Schreiben von Protokollen

Übersicht und Tipps zum Schreiben von Protokollen 

Bei einem Protokoll handelt es sich um eine Art Zusammenfassung, die beispielsweise über Veranstaltungen, Versammlungen oder Ereignisse informiert. Damit dient ein Protokoll zum einen als Gedächtnisstütze für die Anwesenden und zum anderen als zusammenfassende Informationsquelle für die Nichtanwesenden.

Insofern ist wichtig, dass ein Protokoll alle wesentlichen Informationen enthält und dabei objektiv verfasst ist, also weder die Meinung des Verfassers noch persönliche Anmerkungen beinhaltet.

 

Hier nun eine Übersicht sowie die wichtigsten Tipps zum Schreiben von Protokollen:

•        Der Aufbau.  

Grundsätzlich gliedert sich ein Protokoll in drei Abschnitte.

Im ersten Abschnitt, der auch als Protokollkopf oder Kopfteil bezeichnet wird, finden sich die grundlegenden Angaben, die der Leser wissen muss, also beispielsweise Angaben über den Anlass, der protokolliert wird, den Ort, das Datum oder die Teilnehmer.

Der mittlere Teil besteht aus dem eigentlichen Protokoll, also aus dem Bericht über das protokollierte Ereignis, und der Schlussteil beinhaltet die Unterschriften des Protokollführers sowie der relevanten Personen.

•        Der Stil.

Die Funktion des Protokolls besteht darin, die Leser sachlich und knapp zu informieren, weshalb Protokolle kurz und präzise formuliert werden.

Üblicherweise werden Protokolle im Präsens geschrieben, bei Ergebnisprotokollen ist allerdings auch das Präteritum möglich. Sachbeiträge und Begründungen werden im Konjunktiv wiedergegeben, Redebeiträge meist durch indirekte Rede.

Aussagen, die wörtlich zitiert werden, müssen durch beispielsweise Anführungszeichen oder entsprechende Formulierungen deutlich gekennzeichnet werden. Sofern die Redner nicht namentlich genannt werden sollen, wird meist auf Passivwendungen zurückgegriffen.

Wichtig ist ein neutraler Sprachstil, also letztlich tatsächlich eine Mitschrift der Ergebnisse oder des Verlaufes. Persönliche Kommentare, die eigene Meinung oder ein subjektives Fazit werden in ein Protokoll nicht integriert.

•        Die Form.

Sehr häufig werden Protokolle in Stichworten angefertigt, bei Protokollen zu beispielsweise Verhören, Gerichtsverfahren oder Reden handelt es sich jedoch im Normalfall um wörtliche Protokolle. Die zwei wichtigsten Formen von Protokollen sind Ergebnis- und Verlaufsprotokolle.

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Im Rahmen eines Ergebnisprotokolls werden ausschließlich die Ergebnisse dargestellt, der Verlauf der Veranstaltung oder des Ereignisses spielt dabei keine Rolle. Bei einem Verlaufsprotokoll hingegen steht der Ablauf im Vordergrund.

Möglich ist jedoch, beide Protokollformen miteinander zu verknüpfen. Daneben gibt es weitere Formen des Protokolls, beispielsweise Redeprotokolle, Gedächtnisprotokolle, Unterrichts- oder Seminarprotokolle, Versuchsprotokolle oder Unfallprotokolle.

Gedächtnisprotokolle weisen dabei die Besonderheit auf, dass sie erst im Nachhinein angefertigt werden und somit keine Mitschrift im eigentlichen Sinne sind, sondern rein aus der Erinnerung heraus verfasst werden.

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