Tipps für Berichtsformate und Dokumentationen – Berichtformate und Dokumentationen können sehr unterschiedlich dargestellt werden. Werden Sie in Textform dargestellt, gibt es zwischen einem Bericht und einer Dokumentation sehr große Unterschiede.
Unsere Übersicht und Tipps sollen Ihnen weiterhelfen:
Ein Bericht beschreibt ein Ereignis meist in einer Aufsatzform, mit Quellenangaben und weiteren Hintergrundinformationen.
Oft werden so einem Bericht auch zusätzliche Kommentare „eingefügt“. Bei einer Dokumentation dagegen hat man es eher mit einem „Protokoll“ der Ereignisse zu tun. Es werden keine weiteren Informationen zu zusätzlichen Hintergrundinformationen gegeben. Natürlich widerspricht das etwas der gewohnten Vorstellung, die man vielleicht mit einem Dokumentarfilm verbindet.
Während ein Bericht nur einen Ausschnitt der Ereignisse darstellen kann, wird von einer Dokumentation eine umfassende und übersichtliche Darstellung der Informationen erwartet. Eine Dokumentation kann man z.B. dafür verwenden um ein chemisches oder physikalisches Verfahren zu beschreiben. Aber auch andere Forschungsarbeiten werden regelmäßig in einer Dokumentation festgehalten um diese auch nachvollziehen und nacharbeiten zu können.
Inhalt
Journalistische Berichtsformate
Während die Anforderungen für journalistische Berichtsformate relativ bekannt sind, sind die Anforderungen an eine Dokumentation etwas unbekannter. Hier wird nicht nur sehr viel Wert darauf gelegt, dass die Inhalte übersichtlich dargestellt werden. Auch die „Verknüpfungen“ zwischen den Inhalten müssen in einer Dokumentation sehr deutlich und übersichtlich sein.
Dazu kommt auch noch, das genau festgehalten werden muss, wer, wann und welche Inhalte zu der „Dokumentation“ einer Angelegenheit hinzugefügt hat. Grundsätzlich kennt man mehrere verschiedene Formen der Dokumentation.
Tondokumentationen
Einfache Tonaufnahmen ohne sonderlichen technischen Aufwand und künstlerischen Anspruch, mit denen man z.B. ein Gesprächsprotokoll anfertigt, können als „Tondokumentation“ bezeichnet. Das Gleiche gilt auch für sogenannte „binaurale Tondokumentationen“ bei denen es sich um Aufnahmen von bestimmten Naturgeräuschen handelt.
Neben verschiedenen Formen der Dokumentationen für Radio und Fernsehen kann eine Dokumentation auch ganz einfach eine gut strukturierte Inhaltsangabe sein. Natürlich muss es dabei nicht nur die klassische Inhaltsangabe sein. Auch eine „Sortierung“ nach Schlagworten, kann als Dokumentation bezeichnet werden. Der Aufbau solcher Texte ist in der Regel sehr strickt und nach einem bestimmten System sortiert.
Aufzeichnungen
Allerdings gilt, dass wohl nicht für „Aufzeichnungen“, die man z.B. bei wissenschaftlichen Arbeiten anfertigt, um die Ergebnisse festzuhalten, auch schon als Dokumentation bezeichnet. Hier gibt es aber nur selten ein echtes „Übersichtssystem“ es ist nur die Erfassung von Informationen.
FAQ: Elektronische Dokumentation und Software für Berichterstellung
Was versteht man unter elektronischer Dokumentation?
Elektronische Dokumentation ist der Prozess der Erstellung, Speicherung, Übertragung und Verwaltung von Informationen, Daten oder Berichten in digitaler Form.
Dabei werden Computer, Software und elektronische Speichermedien eingesetzt, um Dokumente zu erstellen und zu speichern.
Welche Vorteile bietet die elektronische Dokumentation gegenüber herkömmlichen Methoden?
Sie bietet eine Reihe von Vorteilen, einschließlich verbesserter Zugänglichkeit, einfacher Aktualisierung und Bearbeitung, effizienter Suche und Indexierung von Informationen, der Möglichkeit zur Zusammenarbeit in Echtzeit und der Integration multimedialer Inhalte.
Welche Arten von Software oder Tools werden für die elektronische Dokumentation verwendet?
Dazu gehören Textverarbeitungsprogramme wie z. B. Microsoft Word, Content Management Systeme (CMS) wie z. B. WordPress für Webinhalte, Datenbanken wie z. B. Microsoft Access oder MySQL für die Verwaltung großer Datenmengen sowie spezialisierte Berichtssoftware wie z. B. Tableau für die Visualisierung und Analyse von Daten.
Wie können diese Werkzeuge den Berichtsprozess verbessern?
Diese Tools machen den Berichtsprozess effizienter und benutzerfreundlicher, indem sie Funktionen wie Vorlagen, automatisierte Berichtserstellung, grafische Gestaltungsmöglichkeiten, Datenvisualisierung und Zusammenarbeit in Echtzeit bieten.
Sie versetzen die Anwender in die Lage, schnell und einfach professionell aussehende Berichte zu erstellen, Daten aufzubereiten und zu analysieren sowie Informationen mit anderen Teammitgliedern auszutauschen.
Welche Sicherheitsmaßnahmen sind bei der elektronischen Dokumentation zu beachten?
Die Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten ist bei der elektronischen Dokumentation wichtig. Dazu gehören der Einsatz von Passwortschutz, Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, regelmäßige Backups und die Verwendung sicherer Netzwerkverbindungen.
Welche Faktoren sollten berücksichtigt werden, um eine Software oder ein Werkzeug für die elektronische Dokumentation auszuwählen?
Die Wahl des richtigen Tools hängt unter anderem von folgenden Kriterien ab: Bedienbarkeit, Funktionsumfang, Kompatibilität, Sicherheit, Support und Kosten.
AnzeigeEs ist wichtig, sich für eine Lösung zu entscheiden, die den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens oder der Organisation gerecht wird und gleichzeitig auch für die Zukunft gerüstet ist.
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