Infos und Tipps zum richtigen Diktieren
In sehr vielen Büros ist es üblich, dass die Führungskräfte Berichte, Schreiben und andere Texte diktieren und die Schreibkräfte oder die Büroassistenten dann die Schreibarbeit im eigentlichen Sinne übernehmen.
Üblicherweise gestalten sich das Vorbereiten und Ausfertigen eines Berichtes so, dass der Verfasser den Ort des Geschehens aufsucht oder die notwendigen Informationen zusammenträgt, diese in Form von Notizen erfasst und auf dieser Basis dann seinen Bericht formuliert.
Der Bericht wird anschließend ins Reine geschrieben, ausgedruckt und an den Empfänger geschickt. Wird der Bericht jedoch diktiert, nimmt der Verfasser den Bericht über ein Diktiergerät auf. Die Schreibkraft tippt den Bericht anschließend entsprechend der Vorgabe ab und nach dem Korrekturlesen und Unterschreiben des fertigen Textes wird dieser verschickt.
Der entscheidende Vorteil, der sich dabei durch das Diktat ergibt, ist die Zeitersparnis, denn während sich der Verfasser lediglich auf das Erstellen des Berichtes konzentriert, übernimmt die Schreibkraft die Ausführung. Da somit beide ihren Aufgabenbereich haben, können in kürzerer Zeit mehr Berichte und Texte fertig gestellt werden. Damit der fertige Text aber tatsächlich so geschrieben ist und aussieht wie vom Verfasser angedacht, obwohl eine andere Person den Text tippt und formatiert, muss er richtig diktiert sein.
Worauf es dabei zu achten gilt, erklärt die folgende Übersicht mit den wichtigsten Infos und Tipps zum richtigen Diktieren:
Richtiges Diktieren ist ein Lernprozess
Das Diktat führt zwar im Ergebnis zu einer Zeitersparnis, ist zunächst aber ein Lernprozess für beide Seiten. Es wird sicher einige Texte lang dauern, bis derjenige, der den Text diktiert, und derjenige, der den Text abtippt, ein eingespieltes Team sind und sich vor allem die Schreibkraft an die Eigenheiten und den Stil des Verfassers gewöhnt hat.
Um das richtige Diktieren zu lernen, ist es sinnvoll, einen Text aufzunehmen und für einige Zeit beiseite zu legen. Mit etwas zeitlichem Abstand sollte der Verfasser dann versuchen, seinen eigenen Text abzutippen. Dabei kann zum einen überprüft werden, an welchen Stellen der Verfasser möglicherweise undeutlich gesprochen hat.
Zum anderen kann er ausprobieren, ob der fertig geschriebene und formatierte Text so aussieht, wie es geplant war. Außerdem sollte der Verfasser den gleichen Text von seiner Schreibkraft abtippen lassen. Möglicherweise fallen die beiden Ergebnisse unterschiedlich aus, was daran liegen kann, dass die Schreibkraft tatsächlich nur das abtippt, was diktiert wurde, während der Verfasser bestimmte Gedankengänge aufgrund seines Hintergrundwissens automatisch voraussetzt.
Das Diktieren ist also ein Arbeitsablauf, den beide Seiten lernen und an den sich beide Seiten im Zusammenspiel gewöhnen müssen.
Der richtige Beginn
Der Verfasser sollte beim Diktieren im Hinterkopf behalten, dass er mit seinem aufgenommenen Text zwei Personen anspricht. Die eine Person ist der Empfänger, für den der Text bestimmt ist. Zuvor spricht er aber auch die Person an, die den diktierten Text abtippt.
Daher sollte das Diktat mit einem Hinweis darauf beginnen, worum es sich bei dem Diktat handelt, für wen der Text bestimmt ist und wie damit verfahren werden soll. So kann der Verfasser kurz erklären, dass es sich beispielsweise um ein Gutachten handelt und der Bericht zusammen mit einem Standard-Begleitschreiben an den Eigentümer und an die Versicherung geschickt werden soll.
Schwierige Wörter und Namen buchstabieren
Vor allem bei Namen von Personen oder Institutionen ist die richtige Schreibweise sehr wichtig, denn andernfalls hinterlässt das Schreiben einen unprofessionellen Eindruck.
Gleiches gilt, wenn Fachausdrücke verwendet werden. Schwierige Wörter und Namen sollten daher sicherheitshalber immer buchstabiert werden. Dazu wird zunächst der Begriff oder Name als Wort gesprochen und anschließend noch einmal in einzelnen Buchstaben diktiert.
Mit Satzzeichen und Formatierungen diktieren
In der Praxis hat es sich auch bei eingespielten Teams bewährt, den Text zusammen mit Satzzeichen und Formatierungen zu diktieren. Diktiert der Verfasser Satzzeichen wie Kommas, Punkte, Fragezeichen oder Ausrufezeichen sowie Formatierungsanweisungen wie Leerzeilen, Absätze und Hervorhebungen durch Unterstreichungen, Fett- oder Kursivdruck mit, ist nämlich sichergestellt, dass es zu keinerlei Missverständnissen kommt und der fertige Text sowohl inhaltlich als auch optisch so aussieht wie geplant.
Pausen vermeiden
Pausen sollten aus zwei Gründen vermieden werden. Zum einen ist es für die Schreibkraft deutlich einfacher, einen flüssigen Text abzutippen. Zum anderen könnten Pausen zu Missverständnissen führen, denn die Schreibkraft könnte eine Pause als Hinweis für einen neuen Absatz verstehen.
Um einen flüssigen Text ohne Unterbrechungen sicherzustellen, sollte der Verfasser die Pause-Taste seines Diktiergerätes drücken, wenn er eine Denkpause benötigt. Muss er Korrekturen vornehmen, ist dies möglich, indem er bis zu der entsprechenden Stelle zurückgeht und den Text noch einmal neu aufnimmt. Nach dem gleichen Prinzip können im Nachhinein auch Textpassagen eingefügt oder gelöscht werden.
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Thema: Infos und Tipps zum richtigen Diktieren
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