Die wichtigsten Tipps für den Jahresbericht einer Non-Profit-Organisation
Bei einer Non-Profit-Organisation, kurz NPO, handelt es sich um eine gemeinnützige Organisation, die in Ergänzung zum Staat und dem Markt bestimmte Aufgaben im Zusammenhang mit der Interessenvertretung, der Bedarfsdeckung oder der Förderung ihrer Mitglieder oder Dritter übernimmt.
Dabei kennzeichnet sich eine NPO dadurch, dass ihre Absichten nicht in wirtschaftlichen Gewinnen liegen, sondern sie soziale, kulturelle oder wissenschaftliche Ziele verfolgt.
Eine NPO muss jedes Jahr einen Rechenschafts- oder Jahresbericht vorlegen. In sehr vielen Fällen wird dieser Jahrsbericht allerdings eher als lästige Pflichtübung eingestuft und dementsprechend lieblos erstellt. Der Leser erhält zwar alle relevanten Informationen und Daten, vielfach aber in Form von langwierigen Texten und trockenen Zahlenreihen.
Oft wird schlichtweg übersehen, dass ein Jahresbericht ein hervorragendes Werbemittel sein kann. Schließlich ist ein Jahresbericht immer auch ein Bericht, der die NPO vorstellt und aufzeigt, welche Erfolge sie erzielt hat. Dabei ist es weder allzu schwer noch aufwändiger oder zeitintensiver, einen aussagekräftigen und interessanten Jahresbericht zu schreiben.
Hier die wichtigsten Tipps für den Jahresbericht
einer Non-Profit-Organisation in der Übersicht:
Die Informationen im Jahresbericht
Grundsätzlich sinnvoll ist, den Jahresbericht das ganze Jahr über im Hinterkopf zu behalten. Das bedeutet, interessante Ereignisse, Daten, Fakten und Zahlen sollen im Jahresverlauf systematisch gesammelt und zeitnah erfasst werden. Beim Schreiben des Jahresberichts liegen so schon wichtige Informationen vor und müssen nicht erst aufwändig zusammengetragen und ausgewertet werden.
Inhaltlich sollte der Jahresbericht dann vor allem folgende Fragen beantworten:
1. Wer ist die NPO?
Der Jahresbericht sollte die NPO unbedingt vorstellen, denn dadurch vermittelt die NPO Seriosität. In das Portrait der NPO gehören einerseits formale Angaben wie beispielsweise die Rechtsform, das Gründungsjahr und eine Kurzzusammenfassung der Historie. Andererseits sollte die NPO aufzeigen, worin sie ihre Aufgaben sieht und welche Ziele sie verfolgt.
2. Wie ist die NPO organisiert?
Neben dem Portrait der NPO als solches sollten auch die Menschen vorgestellt werden, die hinter der NPO stehen. In kurzen Texten können die Verwaltung, die Gremien sowie die Mitarbeiter vorgestellt werden. Um die Organisationsstrukturen nachvollziehbar und anschaulich darzustellen, bieten sich Organigramme an. Die Anzahl der Mitglieder sowie der haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter kann in Tabellen oder Säulendiagrammen präsentiert werden.
3. Was macht die NPO?
Die einzelnen Aufgabenfelder und Tätigkeitsbereiche der NPO sollten möglichst ausführlich und nachvollziehbar beschrieben werden. Schließlich berichtet die NPO hier darüber, wo sie sich engagiert, was sie leistet und welche Ziele sie im vergangenen Jahr erreichen konnte. Damit die Texte aber nicht zu umfangreich und zu langatmig werden, können Fotos, Grafiken oder Interviews zur Auflockerung integriert werden.
4. Mit wem arbeitet die NPO zusammen?
Arbeitet die NPO mit Partnern und Sponsoren zusammen oder wird sie von bestimmten Personen oder Prominenten unterstützt und gefördert, sollten diese im Jahresbericht ebenfalls genannt werden, beispielsweise in Form eines Kurzportraits mit Foto.
5. Wie finanziert sich die NPO?
Der Finanzbericht ist ein wichtiger Teil des Jahresberichts, denn er informiert darüber, wie die NPO mit Mitgliedsbeiträgen, mit Spenden und mit Sponsorengeldern wirtschaftet und wofür sie die Gelder verwendet. Wichtig für die Glaubwürdigkeit ist dabei auch eine Aufstellung der Verwaltungskosten. Die Angaben im Finanzbericht müssen klar, übersichtlich und deutlich sein und zudem so präsentiert werden, dass sie auch ein Laie nachvollziehen kann. Besser als lange Zahlenreihen sind daher Torten- und Säulendiagramme.
6. Was plant die NPO in der Zukunft?
Neben dem Bericht über die erzielten Ergebnisse sollte der Jahresbericht auch einen Ausblick auf die Zukunft enthalten. Es sollte also benannt werden, welche weiteren Ziele anvisiert sind, wohin die Entwicklung führen soll und welche Aktivitäten geplant sind. Diese Informationen sind wichtig, denn sie signalisieren Mitgliedern, Sponsoren und Förderern, dass die NPO auch künftig aktiv sein wird und das Geld somit gut angelegt ist.
Die optische Gestaltung des Jahresberichts
Der Jahresbericht sollte nicht nur inhaltlich, sondern auch optisch überzeugen. Damit sich die Leser zurechtfinden, sollte er ein Inhaltsverzeichnis mit Seitenangeben beinhalten und mithilfe von Überschriften klar strukturiert sein.
Eine übersichtliche Aufstellung von Ansprechpartnern mit Kontaktdaten ist sinnvoll, um eine unkomplizierte Kontaktaufnahme zu ermöglichen. In welchem Format der Jahresbericht gedruckt und ob er Schwarz-Weiß oder in Farbe erstellt wird, bleibt grundsätzlich eine Frage des Geschmacks und des Budgets.
Ratsam ist aber, frühzeitig mehrere Angebote einzuholen und eventuell Sponsoren anzusprechen, die sich an den Produktionskosten beteiligen.
Der Vertrieb des Jahresberichts
Auch der interessanteste und gelungenste Jahresbericht bringt letztlich nicht viel, wenn er seine Zielgruppe nicht erreicht. Wichtig ist daher, bereits im Vorfeld abzuklären, auf welchen Veranstaltungen der Jahresbericht ausliegen wird und wer auf jeden Fall ein Exemplar erhält.
Im Hinblick auf die Produktionskosten kann außerdem sinnvoll sein, eine Kurzfassung auf der Internetseite zu veröffentlichen oder in Werbeprospekten auf den Jahresbericht hinzuweisen. Interessierte erhalten dadurch die Möglichkeit, den ausführlichen Jahresbericht anzufordern.
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Thema: Die wichtigsten Tipps für den Jahresbericht einer Non-Profit-Organisation
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