Einen Bericht schreiben – die wichtigsten Fragen und Antworten im Sinne einer Grundanleitung
Ob kurze Notizen, Briefe, E-Mails, Faxe, Artikel, Protokolle, Referate oder Berichte – tagtäglich erhält jeder im beruflichen oder schulischen wie auch im privaten Bereich eine Vielzahl verschiedener Informationen, die wiederum in unterschiedlichen Textformen übermittelt werden.
Eine wichtige Rolle kommt dabei dem Bericht zu. Allerdings existiert der Bericht als solches zwar nicht, denn den Bericht gibt es in diversen Varianten, angefangen beim Tatsachenbericht über den Reise- oder Unfallbericht bis hin zum Testbericht über ein Produkt. Trotzdem gibt es ein paar Grundregeln, die für alle Arten von Berichten gleichermaßen gelten.
Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Fragen und Antworten zum Schreiben von einem Bericht im Sinne einer Grundanleitung zusammen:
Inhalt
Was ist der Zweck von einem Bericht?
Bei einem Bericht handelt es sich um einen Text, der über einen Sachverhalt, eine Handlung oder ein Ereignis berichtet. In den meisten Fällen liegen dem Leser die Informationen oder das Fachwissen, über die der Verfasser verfügt, nicht vor.
Die Aufgabe des Berichts besteht nun darin, dem Leser alle relevanten und notwendigen Informationen zu dem jeweiligen Inhalt zu vermitteln. Um dies zu gewährleisten, wird von einem Bericht gefordert, dass er richtig, sachlich, wahrheitsgemäß und vollständig ist.
Welche Informationen muss ein Bericht enthalten?
Ein Bericht wendet sich immer direkt an den Leser. Er spricht den Leser also unmittelbar an und versorgt ihn mit dem Wissen, das der Leser benötigt, um den Bericht und den darin beschriebenen Sachverhalt zu verstehen. Für den Verfasser bedeutet das, dass er seinen Bericht aus der Perspektive des Lesers schreiben sollte. Genau hier liegt aber die größte Schwierigkeit beim Schreiben von Berichten, denn vielen fällt es schwer, ihren eigenen Wissensstand auszublenden.
Die Ausgangsbasis für einen Bericht sollte nicht das Wissen sein, über das der Verfasser verfügt oder das er voraussetzt. Stattdessen sollte der Verfasser versuchen, seinen Bericht so zu schreiben, dass er auch für jemanden nachvollziehbar wird, der überhaupt nichts über den jeweiligen Sachverhalt weiß.
Um dieses Ziel zu erreichen, ist es hilfreich, zunächst alle Informationen, Daten und Fakten zusammenzutragen und diese anschließend in drei Gruppen einzuteilen:
1. Die erste und wichtigste Gruppe sind die Muss-Informationen.
Hierbei handelt es sich um die Informationen, die auf jeden Fall enthalten sein müssen und Voraussetzung dafür sind, dass ein Leser den Bericht überhaupt nachvollziehen kann.
2. Die zweite Gruppe bilden die Soll-Informationen.
Dies sind Informationen, die in den Bericht aufgenommen werden sollten, weil sie die Verständlichkeit erleichtern. Dabei kann es sich beispielsweise um eine Einführung in das Thema, Hintergrundinformationen oder auch Tabellen und Grafiken handeln.
3. Der dritten Gruppe werden die Kann-Informationen zugeordnet.
Diese Informationen sind nicht unbedingt erforderlich, um den Bericht zu verstehen. Allerdings können sie sich positiv auf die Verständlichkeit auswirken. Kann-Informationen in Form von beispielsweise ergänzenden Erklärungen, Vergleichen oder Beispielen bieten sich vor allem dann an, wenn der Verfasser davon ausgeht, dass sein Bericht von Lesern aus vielen unterschiedlichen Bereichen gelesen wird.
An einen Bericht wird grundsätzlich die Anforderung gestellt, dass er sich auf das Wesentliche konzentrieren sollte. Allerdings bringt es letztlich nichts, wenn sich der Verfasser tatsächlich nur auf die Grundinformationen beschränkt und damit riskiert, dass sein Bericht kaum zu verstehen ist. Insofern kann es durchaus sinnvoll und notwendig sein, neben Soll- auch Kann-Informationen einfließen zu lassen.
Was gilt für die Sprache und den Stil bei einem Bericht?
Grundsätzlich gilt, dass sich ein Bericht nicht in Details und Bildern verlieren, sondern die Informationen präzise auf den Punkt bringen sollte. Für die Sprache und den Stil bedeutet das, dass sie eher einfach, strukturiert und verständlich sein müssen.
Hierbei hat es sich bewährt, mit eindeutigen Bindewörtern zu arbeiten, durch die klar wird, welche Zusammenhänge zwischen den einzelnen Informationen bestehen.
Zu den typischen Bindewörtern gehören unter anderem folgende:
| Bindewörter | beschriebener Zusammenhang |
| erst … dann, nachdem, danach | (zeitliche) Abfolge |
| wenn… dann, ansonsten, andernfalls | Bedingung |
| weil, wegen, aufgrund von, deshalb | Begründung |
| abgesehen von, außer, nur | Einschränkung |
| trotzdem, dennoch, obwohl | Einräumen |
| außerdem, zudem, auch, ebenfalls | Erweiterung |
| sondern, im Gegensatz zu, stattdessen | Gegensatz |
| infolge dessen, so dass | Konsequenz |
| sowohl… als auch, erstens … zweitens | Reihe |
| genauso, verglichen mit, wie | Vergleich |
| entweder … oder, ansonsten | Wahl |
| zusammengefasst, im Ergebnis, alles in allem, schlussendlich | Zusammenfassung, Fazit |
| damit, dazu, um ….zu, | Zweck |
Welche Diagramme eignen sich für einen Bericht?
Grafiken können durchaus ein geeignetes Mittel sein, um einen Bericht verständlicher zu machen. Vor allem komplexe Daten lassen sich mithilfe von Diagrammen häufig sehr anschaulich darstellen.
Je nachdem, welche Informationen vermittelt werden sollen, bieten sich in einem Bericht dabei insbesondere folgende Varianten von Diagrammen an:
Ein Kreisdiagramm beschreibt eine Struktur. Es kann verwendet werden, um zu verdeutlichen, aus welchen Komponenten sich etwas zusammensetzt und welche Anteile die einzelnen Komponenten haben.
Ein Balken- oder Säulendiagramm beschreibt eine Rangfolge oder eine Wechselbeziehung. Es bietet sich an, um zwei Größen in einen Zusammenhang zu bringen oder um ihre Werte miteinander zu vergleichen.
Ein Liniendiagramm beschreibt eine zeitliche Abfolge oder eine Häufigkeit. Es kann eingesetzt werden, um darzustellen, wie sich eine oder mehrere Größen im Laufe der Zeit entwickelt haben. Generell sollten Grafiken aber nur vergleichsweise sparsam in einem Bericht verwendet werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass sich der Leser vor lauter Bildern nicht mehr zurechtfindet und zu sehr von den eigentlichen Aussagen abgelenkt wird.
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